AV

DEFINITIES

1. Algemene voorwaarden – document dat de principes van werking en gebruik van de online service PASSPORTA specificeert, alsmede de regels voor de verstrekking van services door PASSPORTA.
2. PASSPORTA – PASSPORTA Spółka z Ograniczoną Odpowiedzialnością, geregistreerd onder NIP: 6343050934, KRS: 0001150100, kapitaal: PLN 50.400,00, met maatschappelijke zetel op ul. Jana III Sobieskiego 2, 40-082 Katowice.
3. Platform – officiële website PASSPORTA.com, dienende als hulpmiddel voor de verstrekking van services door PASSPORTA en voor de voorbereiding, generering en verificatie van documenten en materialen die nodig zijn voor het indienen van een visumaanvraag.
4. Klant – een volwassen persoon die een overeenkomst voor visumservices aangaat via het formulier op de Platform.
5. Consument – gebruiker die transacties met PASSPORTA aangaat in een bereik niet rechtstreeks gerelateerd aan zijn commerciële of professionele activiteiten.
6. Visum – officieel document dat de houder toestaat een grens over te steken of in een ander land te verblijven, afgegeven door de bevoegde consulaire autoriteiten van de gegeven staat.
7. Speciale visa's – visumservices aangeboden door PASSPORTA Sp. z o.o., verwerkt op versnelde basis en beschikbaar voor Klanten van de Platform voor een opgegeven tarief.
8. Services – pakket van activiteiten inclusief advies en bemiddeling bij het verkrijgen van visa's, verstrekt door PASSPORTA aan zijn Klanten, alsmede andere services bestaande uit, onder meer, het ter beschikking stellen aan de Klant van de PASSPORTA Platform en hulpmiddelen (inclusief een Applicatie gebaseerd op kunstmatige intelligentie) die het mogelijk maken om de voorbereiding, aanvulling, verificatie en generering van documenten en materialen uit te voeren die nodig zijn voor de Klant om een visumaanvraag in te dienen.
9. Overeenkomst – overeenkomst voor de verstrekking van services via elektronische middelen waarin de verplichtingen tussen PASSPORTA en de Klant met betrekking tot de verstrekking van de Services zijn vastgelegd, gesloten via de Platform.
10. Persoonsgegevens – informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon ("betrokkene"); een identificeerbare persoon is iemand die rechtstreeks of onrechtstreeks kan worden geïdentificeerd, met name door verwijzing naar een identificatie zoals een naam, identificatienummer, locatiegegevens, online identificator, of een of meer specifieke factoren die de fysieke, fysiologische, genetische, psychologische, economische, culturele of sociale identiteit van een natuurlijke persoon bepalen; voor de doeleinden van deze Algemene voorwaarden omvat de term persoonsgegevens ook dragers van gegevens zoals documenten en foto's.
11. Gevoelige persoonsgegevens – gegevens die raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of filosofische overtuigingen, vakbondlidmaatschap, genetische gegevens, biometrische gegevens die de unieke identificatie van een persoon toestaan, of gegevens over gezondheid, seksualiteit of seksuele geaardheid onthullen.
12. AVG – Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 inzake de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).
13. Partners – entiteiten waarmee PASSPORTA samenwerkt in het kader van een gezamenlijk aanbod van producten en services, alsmede voor de promotie van hun activiteiten en marketingactiviteiten. PASSPORTA deelt de persoonsgegevens van zijn Klanten niet met deze partners.
14. Applicatie – hulpmiddel beschikbaar op de Platform dat kunstmatige intelligentie (AI) gebruikt om automatisch de technische parameters van de visuumfoto die door de Gebruiker is geüpload te evalueren, zonder gebruik van biometrie of profilering.
15. Vergoeding – de vergoeding betaald door de Klant aan PASSPORTA, inclusief de consulaire vergoeding voor de afgifte van het Visum en de commissie van PASSPORTA voor de verstrekking van visumservices aan de Klant.

ALGEMENE BEPALINGEN

1. Deze Algemene voorwaarden bepalen de voorwaarden voor het sluiten en uitvoeren van overeenkomsten voor de verstrekking van services en aanvullende services verstrekt door PASSPORTA. De Algemene voorwaarden bepalen ook onder meer de beginselen voor verwerking van persoonsgegevens, de rechten en verplichtingen van de partijen, en de procedures voor het indienen van klachten.
2. PASSPORTA is de entiteit die verantwoordelijk is voor het beheer van de website www.passporta.com. PASSPORTA, met maatschappelijke zetel in Katowice, ul. Jana III Sobieskiego 2, 40-082 Katowice, NIP: 6343050934, KRS: 0001150100, is de enige eigenaar van de Platform en is verantwoordelijk voor de werking ervan en de inhoud die erop is gepubliceerd.
3. Via de Platform kunnen Klanten overeenkomsten sluiten voor de Services en aanvullende services verstrekt door PASSPORTA.
4. Klanten en bezoekers van de Platform kunnen feedback en vragen over de werking ervan indienen op de volgende manieren:
   1. door correspondentie te sturen naar het adres: PASSPORTA sp. z o.o., ul. Jana III Sobieskiego 2, 40-082 Katowice, Polen,
   2. door een e-mail te sturen naar: support@passporta.com,
5. PASSPORTA verplicht zich klachten binnen 14 dagen na ontvangst ervan te onderzoeken en een antwoord te geven aan de Klant of de indiener van de klacht op het aangegeven adres. In gerechtvaardigd geval kan PASSPORTA aanvullende informatie van de indiener van de klacht aanvragen, wat kan leiden tot verlenging van de onderzoeksperiode voor klachten.
6. Alle elementen van de Platform, inclusief tekstinhoud, afbeeldingen, multimediamateriaal en broncode van software, zijn eigendom van PASSPORTA en zijn wettelijk beschermd. Kopiëren, reproduceren of gebruik van Platform-elementen op een manier die niet overeenkomt met het beoogde doel zonder voorafgaande toestemming van PASSPORTA is verboden.
7. Klanten en bezoekers van de Platform is het verboden gereedschappen of software te gebruiken die de werking van de Platform zouden kunnen verstoren of de veiligheid van PASSPORTA, Klanten of andere gebruikers in gevaar zouden kunnen brengen. In het bijzonder is het gebruik van virussen, spyware, malware of ander gereedschap dat systeemschade of verstoringen in de gegevensverwerking kan veroorzaken streng verboden.

SLUITING VAN DE OVEREENKOMST MET PASSPORTA

1. Door de Platform te gebruiken, sluit de Klant een overeenkomst met PASSPORTA af voor de verstrekking van de Services. In het kader van deze overeenkomst verplicht PASSPORTA zich tot:
   1. het verstrekken van voortdurende advisering via de telefonische helpline en ondersteuning via elektronische mailboxen,
   2. het verstrekken van bemiddeling bij het verkrijgen van visa's, aangeboden door PASSPORTA aan zijn Klanten,
   3. het ter beschikking stellen aan de Klant van de PASSPORTA Platform en gereedschappen (inclusief een Applicatie gebaseerd op kunstmatige intelligentie) die het mogelijk maken om documenten en materialen voor te bereiden, aan te vullen, te verifiëren en te genereren die nodig zijn voor de Klant om een visumaanvraag in te dienen,
   4. de Klant te vertegenwoordigen voor de bevoegde autoriteit voor het verkrijgen van een visum, en
   5. de Klant toegang te verlenen tot een bot (chatbot) die vragen van de Klant beantwoordt met betrekking tot visumprocedures, documentaire vereisten en andere aspecten met betrekking tot reizen,
   6. de paspoortwaarborgenservice van de Klant, bestaande uit het controleren van de geldigheid, de juistheid van de gegevens en de naleving van de vereisten die nodig zijn voor veilige grensoverstoking en reizen.
2. De Klant verplicht zich de overeengekomen Vergoeding te betalen, inclusief de officiële vergoeding voor de afgifte van het Visum en PASSPORTA's commissie voor de verstrekking van visumservices aan de Klant.
3. De overeenkomst wordt gesloten na invulling van het registratieformulier en betaling van de vereiste vergoeding, die zowel de consulaire vergoeding als PASSPORTA's commissie omvat. De betaling wordt als voltooid beschouwd wanneer de geldmiddelen op PASSPORTA's rekening zijn gestort. Beschikbare betalingsmethoden zijn bankoverschrijving, creditcardbetalingen en elektronische betalingssystemen.
4. De Klant is verplicht om volledige, nauwkeurige en actuele informatie in het registratieformulier op te geven. PASSPORTA behoudt zich het recht voor om contact op te nemen met de Klant voor verificatie. Indien vereist door de visumautoriteit, kan PASSPORTA aanvullende informatie, documenten of gegevensvoltooiing aanvragen.
5. Na betaling ontvangt de Klant per e-mail een bevestiging van de overeenkomst en de voorwaarden ervan.
6. Door de overeenkomst aan te gaan, bevestigt de Klant de juistheid van de verstrekte informatie en erkent dat onjuiste of verouderde gegevens kunnen leiden tot afwijzing van visumaanvraag. De Klant bevestigt ook vertrouwdheid met en aanvaarding van de Algemene voorwaarden, de informatieve verklaring gespecificeerd in § 7, en het vrijwillige karakter van de overeenkomst.
7. De aanvaarding door de Klant van de Algemene voorwaarden betekent volledige kennis van de regels voor het gebruik van de Platform.
8. Bij het sluiten van de overeenkomst verleent de Klant automatisch PASSPORTA volmacht om hen te vertegenwoordigen in het visumproces, inclusief indiening van de aanvraag, betaling van officiële vergoedingen en inning van het afgegeven document.
9. In geval van terugtrekking van de Klant uit de overeenkomst, wordt de volmacht onmiddellijk ingetrokken.
10. De Persoonsgegevens van de Klant, nodig voor de uitvoering van de dienst, worden voorgelegd aan de bevoegde visumautoriteit samen met de visumaanvraag.
11. Na ontvangst van de visuumbeslissing stuurt PASSPORTA het Visum snel naar het e-mailadres van de Klant dat in het registratieformulier is verstrekt, samen met instructies voor het gebruik ervan.
12. Indien om wettelijke redenen—zoals internationale regelgeving of wetten van het bestemmingsland—het indienen van de visumaanvraag onmogelijk is, behoudt PASSPORTA zich het recht voor op Vergoeding ter hoogte van 50% van de commissie voor de verleende Services, en restitueer het resterende bedrag, inclusief de officiële vergoeding voor de afgifte van het Visum, naar de rekening waarvan de betaling is gedaan. Indien restitutie naar dezelfde rekening onmogelijk is, zal de Klant een ander rekeningnummer opgeven.
13. De Klant kan kiezen voor versnelde visumservice door een van de beschikbare verwerkingsopties te selecteren:
    1. Rush Processing – voltooiing binnen 48 uur, tot 2 werkdagen;
    2. Super Rush Processing – voltooiing binnen 24 uur, tot 1 werkdag;
    3. Emergency Processing – voltooiing binnen 6 uur, als de aanvraag op een werkdag wordt ingediend. Deze termijnen gelden alleen voor werkdagen.
14. De Special Visa service vereist een extra vergoeding, zoals aangegeven op de Platform. In geval van vertraging in visumafgifte vanwege redenen buiten de macht van PASSPORTA, wordt het volledige bedrag aan de Klant gerestitueerd.
15. Het bestellen van de Special Visa service gebeurt op uitdrukkelijk verzoek van de Klant. Door de overeenkomst aan te gaan, stemt de Klant in met onmiddellijke aanvang van de dienstverlening voordat de wettelijke intrekkingsperiode voor afstandsovereenkomsten verstrijkt en erkent het verlies van het recht op intrekking na volledige dienstverlening door PASSPORTA. Vanwege de aard van de dienst begint de uitvoering ervan onmiddellijk, voordat de standaard 14-daagse intrekkingsperiode verstrijkt.
16. Het gebruik van de Platform en toegang tot de verstrekte services en digitale inhoud vereisen:
    • Een apparaat met internetverbinding,
    • Een up-to-date webbrowser,
    • Een actief e-mailadres.
    Voor correct weergeven van documenten moet de Klant software hebben die het openen van PDF-bestanden kan doen.
17. De Klant, na het sluiten van de overeenkomst, kan een Klantenaccount op de Platform maken, waarmee servicebeheer en toegang tot orderhistorie mogelijk worden. Bij eerste aanmelding stelt de Klant een gebruikersnaam en wachtwoord in. De Klant kan verwijdering van hun account op elk moment aanvragen.

RECHTEN EN VERPLICHTINGEN VAN DE PARTIJEN

1. PASSPORTA ziet toe op het juiste functioneren van de Platform en zorgt voor voortdurende beschikbaarheid en nauwkeurigheid van inhoud op alle subpagina's.
2. PASSPORTA is niet aansprakelijk voor:
   1. gevolgen van de Klant die onjuiste, verouderde of onvolledige informatie in het registratieformulier verstrekt of nalaat dergelijke gegevens bij te werken,
   2. schadevergoeding voortvloeiend uit schending van rechten van derden door de Klant bij het gebruik van de Platform,
   3. onderbrekingen, storingen of onbeschikbaarheid van de Platform veroorzaakt door overmacht,
   4. schadevergoeding voortvloeiend uit het niet naleven van bepalingen van de Algemene voorwaarden door de Klant,
   5. incompatibiliteit van het apparaat van de Klant met de technische vereisten van de Platform, onder voorbehoud dat voorafgaande kennisgeving is gegeven,
   6. gevolgen voortvloeiend uit beslissingen van de visumautoriteit, waarover PASSPORTA geen controle heeft.
3. PASSPORTA stelt in kennis dat de uitvoeringstijd van de overeenkomst, inclusief de levering van het Visum aan de Klant, afhangt van de beslissing van de bevoegde autoriteit. PASSPORTA is niet verantwoordelijk voor vertragingen voortvloeiend uit administratieve procedures, tenzij dergelijke vertragingen voortvloeien uit zijn acties.
4. PASSPORTA's aansprakelijkheid voor schadevergoeding wordt geregeld door bepalingen van het Burgerlijk Wetboek en de Wet op het Verstrekken van Elektronische Diensten van 18 juli 2002.
5. Digitale inhoud en digitale diensten worden onmiddellijk na het sluiten van de overeenkomst aan de Klant ter beschikking gesteld, tenzij anders afgesproken. Digitale inhoud wordt als afgeleverd beschouwd wanneer de Klant of hun fysieke of virtuele apparaat toegang tot de inhoud krijgt. Digitale dienst wordt als afgeleverd beschouwd wanneer de Klant er toegang toe krijgt.
6. De Klant heeft het recht om zich uit de overeenkomst terug te trekken zonder de digitale inhoud of digitale dienst te ontvangen als:
   1. op basis van hun verklaring of omstandigheden blijkt dat PASSPORTA de digitale inhoud of digitale dienst niet zal leveren,
   2. de partijen afspraken of omstandigheden van de overeenkomst aangeven dat de leveringstermijn cruciaal voor de Klant was, en PASSPORTA deze termijn niet heeft gehaald.
7. PASSPORTA is aansprakelijk voor het ontbreken van overeenstemming van digitale inhoud of digitale diensten met de overeenkomst als dergelijke niet-overeenstemming op het moment van aflevering bestond en binnen twee jaar daarna werd ontdekt. Indien de niet-overeenstemming binnen een jaar na aflevering wordt ontdekt, wordt aangenomen dat deze op het moment van aflevering bestond. Deze veronderstelling geldt niet als:
   1. de digitale omgeving van de Klant niet voldoet aan de door PASSPORTA gespecificeerde technische vereisten voordat de overeenkomst werd gesloten,
   2. de Klant, ondanks voorafgaande kennisgeving van de verplichting om samen te werken bij verificatie van de conformiteit van de digitale inhoud of dienst, geen maatregelen heeft getroffen om de oorzaak van de niet-overeenstemming vast te stellen.
8. De Klant stemt ermee in:
   1. hun Platform account gebruikersnaam en wachtwoord niet te delen met derden,
   2. toegang tot hun account correct te beveiligen tegen ongeautoriseerde personen.
9. PASSPORTA is niet aansprakelijk voor schadevergoeding voortvloeiend uit:
   1. de Klant die inloggegevens met derden deelt,
   2. onvoldoende beveiligingsmaatregelen voor accounts genomen door de Klant, tenzij PASSPORTA schuldig is.
10. Met betrekking tot de ingediende visumaanvraag moet de Klant een eigen foto bijvoegen die voldoet aan de toepasselijke vereisten van de autoriteit die het Visum afgeeft. De foto's worden gecontroleerd door de fotoëchtingsapplicatie. De Applicatie beoordeelt de foto bijgevoegd door de Klant op naleving van formele vereisten, met name de mogelijkheid om de foto voor het aangevraagde Visum te gebruiken. PASSPORTA gebruikt een extern kunstmatige intelligentie platform alleen voor automatische beoordeling van de technische parameters van de foto (inclusief, maar niet beperkt tot, achtergrond, resolutie en uitsnijding) voor het doel van voorbereiding van de foto voor visumprocedures. De Klant is gerechtigd om op de Platform alleen eigen foto's te gebruiken.
11. Door de Applicatie te gebruiken, vertegenwoordigt de Klant dat:
    1. de foto's die door de Klant naar de Platform zijn geüpload van hen zijn, of de Klant is de wettelijke vertegenwoordiger van de aanvrager,
    2. de Klant ten minste 18 jaar oud is,
    3. de Klant de Platform vrijwillig gebruikt,
    4. de Klant het auteursrecht (economische rechten) in de naar de Platform geüploade foto's bezit, voor zover nodig om de foto in de Applicatie te uploaden,
    5. door foto's in de Applicatie te gebruiken, schendt de Klant geen auteursrecht van derden,
    6. de Klant zich ervan bewust is dat het niet toevoegen van een eigen foto het indienen van de visumaanvraag onmogelijk maakt.
12. Gebruik van de Platform, evenals de digitale inhoud en diensten die erdoor worden verstrekt, vereist dat de Klant een eindapparaat met internettoegang en een up-to-date webbrowser heeft. Daarnaast moet de Klant een geregistreerd e-mailadres hebben en software hebben waarmee PDF-bestanden kunnen worden geopend. Om de camerafunctie te gebruiken, is ook een apparaat met ingebouwde camera en een browser die camera-toegang ondersteunt vereist. De Platform heeft geen toegang tot de camera op het eindapparaat van de Gebruiker, maar alleen tot foto's die met die camera door de Gebruiker zijn gemaakt.
13. Het is verboden om inhoud, inclusief foto's, van pornografische aard of anderszins in strijd met beginselen van openbare zedelijkheid naar de Applicatie te uploaden.
14. Onder voorbehoud van de relevante verplichte bepalingen van de wet is PASSPORTA niet aansprakelijk voor inhoud die door Gebruikers in de Applicatie is geüpload.
15. PASSPORTA is niet aansprakelijk voor fouten in de AI-beoordeling veroorzaakt door foutieve invoergegevens verstrekt door de Gebruiker of door eisen van overheidsinstanties of door wijzigingen van dergelijke eisen.
16. PASSPORTA is niet aansprakelijk voor technische problemen met betrekking tot cameratoegang voortvloeiend uit instellingen van het apparaat of webbrowser van de Gebruiker.
17. PASSPORTA gebruikt geen biometrische identificatie (biometrie) of profilering die rechtsgevolgen heeft. De Klant is volledig vrij om de suggesties van het systeem niet op te volgen. Het fotobeoordelijkingssysteem maakt geen bindende beslissing tegenover de Klant, noch enige beslissing met juridische of persoonlijke gevolgen. Foto's verstrekt door de Klant worden niet gebruikt voor training van kunstmatige intelligentie. Foto's verstrekt worden door PASSPORTA en door de leverancier van het fotobeoordelijkingssysteem zonder onnodig uitstel na voltooiing van het gebruik van de dienst door de Klant verwijderd. Gegevens worden door de AI-leverancier verwerkt als Verwerker op basis van een gegevensverwerkingsovereenkomst (Artikel 28 AVG); de lijst van Subverwerkingsinstanties vormt een bijlage bij deze Algemene voorwaarden. De AI-beoordelingsresultaten zijn adviserend van aard; de definitieve bepaling van de naleving van de foto door de richtlijnen van de consulaire post berust bij de autoriteit die het Visum afgeeft. PASSPORTA verduidelijkt dat het fotobeoordelijkingssysteem louter suggestief en ondersteunend is; de uiteindelijke beslissing over aanvaarding van de foto wordt genomen door de vertegenwoordigers van de bevoegde post (openbare autoriteit) die visums afgeeft, en PASSPORTA heeft geen mogelijkheid om die beslissing te beïnvloeden.

RECHTEN VAN DE KLANT

1. Een Consument die een overeenkomst met PASSPORTA voor visumservices heeft gesloten, heeft het recht om zich binnen 14 dagen zonder opgaaf van redenen en zonder extra kosten uit de overeenkomst terug te trekken. In geval van geldige terugtrekking wordt de overeenkomst geacht nietig te zijn.
2. Indien de Klant een intrekkingsverklaring indient voordat PASSPORTA het aanbod accepteert, houdt het aanbod op bindend te zijn.
3. De intrekkingsperiode wordt gerekend vanaf de dag van uitvoering van de dienst, en in andere gevallen vanaf het moment van afsluiting van de overeenkomst.
4. De Klant kan zich uit de overeenkomst terugtrekken door een schriftelijke of elektronische intrekkingsverklaring in te dienen. Hij mag gebruikmaken van het intrekkingsformulier dat in Bijlage nr. 1 bij de Algemene voorwaarden beschikbaar is, maar dit is niet verplicht.
5. Om de intrekkingsperiode na te leven, moet de Klant de verklaring vóór de uiterste termijn naar PASSPORTA's adres of elektronisch naar support@passporta.com sturen. PASSPORTA zal per e-mail bevestiging van ontvangst van de intrekkingsverklaring geven.
6. PASSPORTA zal alle betalingen van de Klant snel, maar uiterlijk binnen 14 dagen na ontvangst van de intrekkingsverklaring, terugbetalen.
7. De terugbetaling zal gedaan worden via dezelfde betalingsmethode die door de Klant is gebruikt, tenzij de Klant akkoord gaat met een andere terugbetalingsmethode die geen extra kosten met zich meebrengt. PASSPORTA kan de terugbetaling inhouden totdat de geretourneerde goederen zijn ontvangen of bewijs van terugzending is verstrekt, welke het eerst optreedt.
8. De bepalingen van de Algemene voorwaarden van toepassing op Consumenten gelden ook voor personen die een overeenkomst direct in verband met hun bedrijfsactiviteiten sluiten, onder voorwaarde dat het op basis van de inhoud van de overeenkomst geen professioneel karakter voor die persoon heeft. Deze beoordeling is gebaseerd met name op de informatie over bedrijfsactiviteiten openbaar gemaakt in het relevante handelsregister.
9. Indien een Consument zich uit de Overeenkomst terugtrekt nadat deze eerder heeft ingestemd met aanvang van dienstverlening vóór het verstrijken van de intrekkingsperiode, is de Consument verplicht om vergoeding voor het deel van de dienst dat tot het moment van terugtrekking is verleend, te betalen. Deze vergoeding wordt evenredig bepaald op basis van de omvang van de diensten die zijn verleend in verhouding tot het totaalbedrag van de Overeenkomst.
10. In geval van terugtrekking uit de Overeenkomst met betrekking tot de levering van digitale inhoud of digitale diensten, verplicht de Klant zich om er mee op te houden ze te gebruiken, deze niet beschikbaar te stellen aan derden en ze niet over te dragen aan verder verkeer.
11. PASSPORTA heeft het recht om de Klant ervan af te houden verder toegang tot digitale inhoud of diensten te hebben, bijvoorbeeld door toegang te blokkeren of de gebruikersaccount te deactiveren.
12. De Klant is niet gerechtigd om zich uit de Overeenkomst terug te trekken in de volgende gevallen:
    1. betaalde serviceovereenkomsten, als PASSPORTA de dienst volledig heeft verleend met uitdrukkelijke toestemming van de Klant, en de Klant voorafgaand aan aanvang van de uitvoering op de hoogte is gesteld dat het recht op intrekking na voltooiing daarvan verloren gaat, wat is bevestigd,
    2. overeenkomsten met betrekking tot de levering van digitale inhoud die niet op een tastbaar medium is opgenomen, als de Klant ermee heeft ingestemd om deze onmiddellijk ter beschikking te stellen en op de hoogte is gesteld dat het recht op intrekking wordt verloren, en PASSPORTA de Klant met passende bevestiging heeft verstrekt.
13. In geval van terugtrekking door de Consument uit de Overeenkomst nadat PASSPORTA namens de Consument een aanvraag voor de afgifte van een Visum bij de bevoegde autoriteit die bevoegd is voor visumaanvragen heeft ingediend, is de Vergoeding niet terugbetaalbaar aan de Klant, noch voor de officiële vergoeding voor de afgifte van het Visum, noch voor PASSPORTA's commissie.
14. In geval van terugtrekking door de Consument uit de Overeenkomst nadat PASSPORTA met de verstrekking van de Services is begonnen, met name nadat:
    • het bieden van toegang tot de telefonische helpline,
    • het bieden van toegang tot ondersteuning via de elektronische mailbox,
    • het ter beschikking stellen aan de Consument van de PASSPORTA Platform en hulpmiddelen (inclusief een Applicatie gebaseerd op kunstmatige intelligentie) die het mogelijk maken om documenten en materialen voor te bereiden, aan te vullen, te verifiëren en te genereren die nodig zijn voor de Consument om een visumaanvraag in te dienen,
    • het verstrekken van toegang tot de chatbot aan de Consument,
    • het verstrekken van de paspoortwaarborgenservice van de Klant,
    behoudt PASSPORTA zich het recht op Vergoeding ter hoogte van 50% van de commissie voor de verleende Services voor, en restitueer het resterende bedrag, inclusief de officiële vergoeding voor de afgifte van het Visum, aan de Consument.

SPECIFIEKE BEPALINGEN – MARKETING

1. Op verzoek van de Klant geeft PASSPORTA een factuur uit voor de uitvoering van de Overeenkomst en stuurt deze naar het door de Klant verstrekte e-mailadres. De Klant stemt ermee in om facturen in elektronische vorm te ontvangen, in overeenstemming met de Wet van 11 maart 2004 over goederen en dienstentaks.
2. PASSPORTA stelt de Klant in staat om marketing- en commerciële informatie over het huidige aanbod van PASSPORTA en zijn Partners per e-mail te ontvangen. Het ontvangen van dergelijke informatie vereist de uitdrukkelijke voorafgaande toestemming van de Klant om commerciële informatie over de services van PASSPORTA en de diensten of goederen van Partners te ontvangen. De verwerking van dergelijke toestemmingen wordt uitgevoerd in overeenstemming met de Wet van 18 juli 2002 op het Verstrekken van Elektronische Diensten en de Wet van 16 juli 2004 Telecommunicatiewet, die het gebruik van elektronische eindapparaten van telecommunicatie en geautomatiseerde roepsystemen voor rechtstreekse marketingdoeleinden regelt.
3. De Klant heeft het recht om zich op elk moment af te melden voor marketing- en commerciële informatie door:
   1. Op de afmeldlink in de ontvangen e-mail te klikken,
   2. Een e-mail naar PASSPORTA te sturen met een verzoek om af te melden,
   3. Het contactformulier beschikbaar op de Platform te gebruiken.
4. De lijst van PASSPORTA Partners is beschikbaar in Bijlage nr. 2 bij de Algemene voorwaarden.
5. PASSPORTA is niet verantwoordelijk voor de verstrekking van services of levering van goederen door zijn Partners. De voorwaarden voor dienstverlening en productlevering worden uitsluitend bepaald door die entiteiten.

PRIVACYBELEID

Om te voldoen aan Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016, betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en het vrije verkeer van dergelijke gegevens, en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (AVG), stelt PASSPORTA Klanten in kennis van de beginselen van verwerking van persoonsgegevens en hun rechten.

1. De Beheerder van Persoonsgegevens is PASSPORTA, met maatschappelijke zetel op ul. Jana III Sobieskiego 2, 40-082 Katowice, Polen, NIP: 6343050934, KRS: 0001150100.
2. De Klant kan contact opnemen met de Gegevensbeheerder met betrekking tot bescherming van persoonsgegevens via e-mail: support@passporta.com.
3. Voor aangelegenheden met betrekking tot bescherming van persoonsgegevens kan de Klant ook contact opnemen met PASSPORTA'sFunctionaris Gegevensbescherming door een e-mail te sturen naar data-protection@passporta.com.
4. De Persoonsgegevens van de Klant worden verwerkt voor het doel van uitvoering van de Overeenkomst waarvan de Klant partij is of het uitvoeren van voorcontractuele handelingen op verzoek van de Klant, op basis van Artikel 6(1)(b) AVG.
5. In bepaalde gevallen kan PASSPORTA Persoonsgegevens verwerken op basis van:
   1. Een wettelijke verplichting (Artikel 6(1)(c) AVG),
   2. Bescherming van vitale belangen van de Klant of een ander natuurlijk persoon (Artikel 6(1)(d) AVG),
   3. PASSPORTA's gerechtvaardigd belang (Artikel 6(1)(f) AVG), inclusief:
      • Marketing van PASSPORTA's diensten,
      • Bewaking van servicekwaliteit, inclusief analyse van Platform verkeer,
      • Afhandeling van juridische geschillen, verweer tegen vorderingen,
      • Waarborging van veiligheid in dienstverlening en transacties.
6. Gegevens kunnen worden verwerkt op basis van toestemming van de Klant wanneer geen ander rechtsgrondstel van toepassing is, in overeenstemming met Artikel 6(1)(a) AVG.
7. PASSPORTA verwerkt Gevoelige Persoonsgegevens alleen op basis van uitdrukkelijke toestemming van de Klant, met name met betrekking tot gezondheidsgegevens of strafblad, indien nodig in het visumverzoekingsproces (Artikel 9(2)(a) AVG).
8. Indien het visumproces strafbladgegevens vereist (bijvoorbeeld voor visumaanvragen naar Australië, Canada of Kenia), is de verwerking gebaseerd op Artikel 10 AVG en de nationale regelgeving van de relevante visumautoriteit.
9. PASSPORTA kan contact opnemen met de Klant via e-mail om feedback over de dienst in te zamelen. Hiervoor kan het gegevensverwerkingswerk toevertrouwen aan Trustpilot A/S, aan welk bedrijf het de naam, e-mailadres en ordernummer van de Klant verstrekt.
10. Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met de volgende entiteiten:
    1. Openbare autoriteiten bevoegd zijn visumaanvragen te verwerken,
    2. Staatsinstanties die wettelijke verplichtingen vervullen,
    3. Entiteiten die elektronische betalingen en banktransacties verwerken,
    4. Bedrijven die PASSPORTA ondersteunen bij dienstverlening, inclusief:
       • Hosting serviceproviders,
       • Advocatenkantoren en boekhoudbureaus,
       • Klantenserviceproviders en kwaliteitscontrolebedrijven.
11. Persoonsgegevens worden bewaard voor de nodige periode om de doeleinden voor welke deze waren verzameld te vervullen. Na voltooiing van de Overeenkomst mag PASSPORTA gegevens behouden voor de wettelijk vereiste periode of voor een gerechtvaardigd belang, maar niet langer dan 6 jaar na verzameling.
12. De Klant heeft het recht op:
    1. Toegang tot hun gegevens,
    2. Rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens,
    3. Verzoek om gegevenstoewijzing ("recht op vergetelheid") in specifieke gevallen,
    4. Beperking van gegevensverwerking,
    5. Gegevensportabiliteit, indien de verwerking op toestemming of contract is gebaseerd,
    6. Bezwaar tegen verwerking in gerechtvaardigd geval.
13. De Klant heeft het recht om toestemming voor gegevensverwerkering op elk moment in te trekken. Intrekking van toestemming beïnvloedt niet de rechtmatigheid van verwerking voorafgaand aan intrekking.
14. In geval van schending van bescherming van gegevens heeft de Klant het recht om een klacht in te dienen bij de relevante toezichthouder.
15. PASSPORTA mag gegevens naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) overbrengen om de Overeenkomst uit te voeren. In dergelijke gevallen worden standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie toegepast om een passend niveau van gegevensbescherming te waarborgen.
16. Voor visumaanvragen naar bepaalde niet-EER-landen (Australië, Bahrein, Cambodja, Egypte, India, Kenia, Myanmar, Oman, Sri Lanka, Tanzania, Turkije, USA, Vietnam) kunnen de gegevens van de Klant worden overgebracht naar relevante overheidsinstanties in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving van dat land. Overbrengingen naar de USA en de VAE kunnen plaatsvinden op basis van standaardcontractbepalingen goedgekeurd door de Europese Commissie, die hoog beschermingsniveau waarborgen voor persoonsgegevens. Voor overbrengingen naar Canada is gegevensverwerking nodig voor de uitvoering van de overeenkomst inzake visumtussenpersonen, en het besluit van de Europese Commissie van 20 december 2001 bevestigt dat Canada een passend niveau van gegevensbescherming waarborgt.
17. De Klant heeft het recht om een kopie van hun persoonsgegevens die aan PASSPORTA zijn verstrekt, te verkrijgen.
18. Het verstrekken van Persoonsgegevens is vrijwillig maar nodig om de Overeenkomst voor Visumservices tot stand te brengen en uit te voeren. Nalating om de vereiste gegevens te verstrekken zal verhinderen dat de dienst wordt verleend.

PRIVACYBELEID – AI FOTOBEOORDELING

Informatiemedeling (AVG) – gebruik van het AI-fotobeoordelsysteem

Om te voldoen aan Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 inzake de bescherming van natuurlijke personen in verband met de Verwerking van Persoonsgegevens en het vrije verkeer van dergelijke gegevens, en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (de "AVG"), stelt PASSPORTA Klanten in kennis van de regels voor Verwerking van hun Persoonsgegevens en hun rechten.

1. Beheerder – De Beheerder van Persoonsgegevens is PASSPORTA, met maatschappelijke zetel in Katowice, ul. Jana III Sobieskiego 2, 40-082 Katowice, NIP: 6343050934, KRS: 0001150100.
2. Contact met de Beheerder – De Klant kan contact opnemen met de Beheerder met betrekking tot bescherming van Persoonsgegevens via e-mail: support@passporta.com.
3. Functionaris Gegevensbescherming – Voor aangelegenheden met betrekking tot bescherming van Persoonsgegevens kan de Klant ook contact opnemen met PASSPORTA's Functionaris Gegevensbescherming door een e-mail naar: data-protection@passporta.com te sturen.
4. Doel en rechtsgrondstel (AI-fotobeoordeling) – De Persoonsgegevens van de Klant worden Verwerkt voor het doel van het vrijwillige gebruik door de Klant—op basis van de toestemming van de Klant—van de dienst die beoordeling van de juistheid van foto's ingediend met visumaanvragen omvat (Artikel 6(1)(a) AVG).
5. Als onderdeel van zijn diensten stelt PASSPORTA de Klant—via de PASSPORTA Platform—in staat een AI-gebaseerd systeem te gebruiken dat automatisch de technische parameters van een foto beoordeelt (bijvoorbeeld achtergrond, resolutie, uitsnijding, verhoudingen). PASSPORTA gebruikt geen identiteitsherkenning (biometrie) of profilering die rechtsgevolgen heeft; het resultaat van de beoordeling is niet de enige grondslag voor enige beslissing over de Klant.
6. Andere rechtsgrondslagen (waar van toepassing) – In bepaalde gevallen kan PASSPORTA Persoonsgegevens Verwerken op basis van:
   • een wettelijke verplichting (Artikel 6(1)(c) AVG),
   • bescherming van vitale belangen van de Klant of een ander natuurlijk persoon (Artikel 6(1)(d) AVG),
   • PASSPORTA's gerechtvaardigd belang (Artikel 6(1)(f) AVG), met name:
     • het voeren van geschillen en verweer tegen vorderingen,
     • waarborging van veiligheid van dienstverlening en transacties.
7. Toestemmingsgebaseerde Verwerking – Persoonsgegevens kunnen worden Verwerkt op basis van de toestemming van de Klant waar geen ander rechtsgrondstel voor Verwerking van toepassing is – Artikel 6(1)(a) AVG.
8. Geen speciale categorieën van gegevens (in het bereik van foto's) – PASSPORTA verwerkt geen speciale categorieën van Persoonsgegevens voor de doeleinden van het AI-fotobeoordelsysteem; in het bereik van verstrekte foto's verwerkt PASSPORTA geen gevoelige gegevens.
9. Ontvangers – Persoonsgegevens kunnen aan de volgende categorieën van ontvangers worden onthuld – entiteiten die PASSPORTA ondersteunen in de dienstverlening, inclusief:
   • hosting- en IT-serviceproviders (met inbegrip van de AI-systeemprovider als Verwerker op basis van een gegevensverwerkingsovereenkomst – Artikel 28 AVG),
   • advocatenkantoren.
10. Retentie – Persoonsgegevens worden opgeslagen voor de periode die nodig is om de doeleinden voor welke ze werden verzameld, na te streven. Gegevens die door het AI-systeem worden gebruikt om de technische parameters van foto's te beoordelen, worden niet langer opgeslagen dan nodig is om die beoordeling uit te voeren en het verloop van de dienst vast te leggen.
11. Foto's worden zonder onnodig uitstel na voltooiing van de beoordeling en presentatie van het resultaat aan de Gebruiker verwijderd. PASSPORTA kan echter, gedurende een beperkte periode, de technische metadata verwerken die nodig zijn alleen voor AVG-accountabiliteit, veiligheid en verweer tegen vorderingen (bijvoorbeeld cryptografische hash van het bestand, timestamp, sessie-ID) – in de regel niet langer dan 90 dagen, tenzij een langere periode voortvloeit uit bepalingen van de wet of hangende procedures.
12. Rechten van de Klant – De Klant heeft het recht op:
    1. toegang tot hun Persoonsgegevens,
    2. rectificatie van onnauwkeurige of onvolledige Persoonsgegevens,
    3. verwijdering van gegevens ("recht op vergetelheid") in de door de wet gespecificeerde gevallen,
    4. beperking van Verwerking,
    5. gegevensportabiliteit waar Verwerking is gebaseerd op toestemming of op een contract,
    6. bezwaar tegen Verwerking in gerechtvaardigd geval,
    7. menselijke tussenkomst verkrijgen en het resultaat van de geautomatiseerde fotobeoordeling uitgevoerd door het AI-systeem betwisten (geen beslissing is gebaseerd louter op geautomatiseerde Verwerking).
13. Intrekking van toestemming – De Klant heeft het recht om zijn toestemming voor de Verwerking van Persoonsgegevens op elk moment in te trekken. Intrekking van toestemming beïnvloedt niet de rechtmatigheid van Verwerking uitgevoerd op basis van toestemming voor de intrekking.
14. Klacht bij toezichthouder – In geval van overtreding van regels voor bescherming van Persoonsgegevens heeft de Klant het recht om een klacht in te dienen bij een Toezichthouder bevoegd voor hun normale woonplaats, werkplaats of plaats van de vermoede overtreding.
15. Overdrachten buiten de EER – PASSPORTA mag Persoonsgegevens naar landen buiten de Europese Economische Ruimte overbrengen om de overeenkomst uit te voeren. In dergelijke gevallen worden onder meer de Standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (SCC's) of andere passende waarborgen toegepast om een passend niveau van bescherming van Persoonsgegevens te waarborgen. Dit geldt ook voor enige Verwerking door de AI-systeemlevancier als zijn servers buiten de EER zich bevinden.
16. Kopie van gegevens – De Klant heeft het recht om een kopie van hun Persoonsgegevens die aan PASSPORTA zijn verstrekt, te ontvangen.
17. Vereiste om gegevens te verstrekken – Het verstrekken van Persoonsgegevens, met name de foto, is vrijwillig, maar nodig om het fotobeoordelsysteem te gebruiken. Nalating om de vereiste Persoonsgegevens te verstrekken zal het onmogelijk maken de dienst te verlenen.
18. Opmerking met betrekking tot het AI-systeem: het systeem wordt alleen gebruikt om de technische parameters van foto's te beoordelen; PASSPORTA verwerkt geen biometrische gegevens voor het doel van identificatie van een persoon. Indien PASSPORTA in de toekomst aanvullende functionaliteiten aanbiedt die afzonderlijke toestemming vereisen (bijvoorbeeld het gebruik van foto's voor trainingsmodellen), zal PASSPORTA eerst de uitdrukkelijke, vrijwillige toestemming van de Klant verkrijgen voordat dergelijke functionaliteiten worden ingeschakeld.

COOKIEBELEID

1. Definities
   • Beheerder – PASSPORTA Spółka z Ograniczoną Odpowiedzialnością, gevestigd op ul. Jana III Sobieskiego 2, 40-082 Katowice, Polen, NIP: 6343050934, KRS: 0001150100, met kapitaal van PLN 50.400,00, en exploitant van de website PASSPORTA.com.
   • Gebruiker – elke natuurlijke persoon die de website van de Beheerder bezoekt of diensten ervan gebruikt.
   • Cookies – kleine tekstbestanden opgeslagen op het apparaat van de Gebruiker (computer, smartphone, tablet) bij het gebruik van de website.
   • Local Storage – technologie voor het opslaan van gegevens op het apparaat van de Gebruiker in het geheugen van de browser, waardoor informatie permanenter kan worden opgeslagen dan Cookies.
2. Soorten opslagtechnieken voor gegevens die worden gebruikt
   • Session Cookies – opgeslagen tijdelijk en verwijderd bij sluiting van de browser.
   • Persistent Cookies – opgeslagen in het geheugen van het apparaat gedurende een bepaalde periode of totdat ze door de Gebruiker zijn verwijderd.
   • Third-Party Cookies – afkomstig van externe leveranciers van analytische en advertentiehulpmiddelen, zoals Google Analytics, Yandex Metrica.
   • Local Storage – gegevens opgeslagen op het apparaat van de Gebruiker in het geheugen van de browser, niet automatisch verwijderd aan het einde van de sessie.
3. Doeleinden voor het gebruik van Cookies en Local Storage
   • Aanpassingen van de inhoud van de website aan voorkeur van de Gebruiker.
   • Facilitatie van het gebruik van registratieformulieren, bijvoorbeeld opslag van ingevoerde gegevens zodat de Gebruiker deze niet opnieuw hoeft in te voeren.
   • Opslaan van taalvoorkeur en voorkeur van de Gebruiker.
   • Creatie van anonieme statistieken voor analytische en optimaliseringsdoeleinden.
   • Waarborging van veiligheid en continuïteit van de sessie van de Gebruiker.
4. Cookies en Local Storage gebruikt op de website
   • PHP Session Cookie – beheerst de sessie van de Gebruiker en wordt verwijderd na sluiting van de browser.
   • Language Cookie – opslag van voorkeur van de Gebruiker voor taal.
   • Google Analytics Cookies – verzamelt anonieme gegevens over hoe de website wordt gebruikt.
   • Yandex Metrica Cookies – verzamelt statistisch gegevens over websiteverkeer.
   • Local Storage voor formulieren – opslag van gegevens ingevoerd door de Gebruiker in registratieformulieren ter voorkoming van gegevensverlies in geval van paginaverversen.
   • Local Storage voor voorkeur van Gebruiker – opslag van voorkeur voor inhoudweergave en aanpassingen van het uiterlijk van de interface.
5. Beheer van Cookies en Local Storage

   De Gebruiker kan de instellingen voor cookies en Local Storage op elk moment in hun browser wijzigen:

   • Verwijdering van opgeslagen gegevens – mogelijk door handmatig het geheugen van de browser leeg te maken.
   • Uitschakeling van gegevensopslag – browserinstellingen mogen opslag van Cookies en Local Storage blokkeren.
   • Beheer van Local Storage-gegevens – opties zijn beschikbaar in het instellingenmenu van de browser.
   • Beperking van het gebruik van Cookies en Local Storage kan invloed hebben op de functionaliteit van de website.

KLACHTEN EN SLOTBEPALINGEN

1. De Klant kan klachten indienen over de diensten verstrekt door PASSPORTA in overeenstemming met de voorwaarden van de Overeenkomst door:
   1. Het sturen van een schriftelijke klacht naar het adres: PASSPORTA, ul. Jana III Sobieskiego 2, 40-082 Katowice, Polen,
   2. Het sturen van een e-mailklacht naar support@passporta.com,
2. PASSPORTA verplicht zich om de klacht binnen 14 dagen na ontvangst te onderzoeken en een reactie te geven op het aangewezen contactadres van de Klant. Indien aanvullende informatie vereist is, kan PASSPORTA de Klant verzoeken om deze te verstrekken, wat het klachtenprocedure kan verlengen.
3. PASSPORTA behoudt zich het recht voor om de Algemene voorwaarden te wijzigen, met name vanwege organisatorische, technische of juridische wijzigingen. Klanten worden op de hoogte gebracht van wijzigingen door:
   • Relevante informatie op de Platform te plaatsen,
   • De bijgewerkte Algemene voorwaarden te publiceren,
   • Een e-mailmededeling naar Klanten te sturen.
     De gewijzigde bepalingen worden van kracht 14 dagen na publicatie. Overeenkomsten gesloten vóór de ingangsdatum van de wijziging worden uitgevoerd onder de voorgaande voorwaarden.
4. Alle aangelegenheden voortvloeiend uit de Overeenkomst zijn onderhevig aan Pools recht. Geschillen tussen de Klant en PASSPORTA zullen door Poolse normale rechtbanken worden opgelost. De keuze van Pools recht ontslaat de Klant niet van de beschermingen geboden door verplichte bepalingen van het land van verblijf van de Klant.
5. Een Klant die een consument is, kan buitengerechtelijke geschillenbeslissingsmethoden gebruiken, inclusief bemiddeling uitgevoerd door het Permanente Consumentencollege voor Arbitrage bij de Provinciaal Inspectie voor Handelscontrole in Katowice.
6. Geschillen over onlinediensten binnen de Europese Unie, waarbij Consumenten betrokken zijn, kunnen ook via het ODR-platform worden opgelost, beschikbaar op: https://ec.europa.eu/consumers/odr.
7. De Klant kan gratis bijstand zoeken bij geschillenbeslechting door contact op te nemen met de ombudsman voor consumentenzaken op district- (gemeenteniveau) of consumentenbeschermingsorganisaties, zoals de Consumentenbond of de Poolse Consumentenvereniging. Meer informatie over geschillenbeslissingsmethoden is beschikbaar op de website van het Bureau voor Mededinging en Consumentenbescherming (UOKIK) op: http://www.uokik.gov.pl, onder de sectie "Geschillenbeslechting".

Bijlage nr. 1 – Sjabloon voor intrekking van de overeenkomst

(Vul alstublieft dit formulier in en stuur het alleen in als u zich van de Overeenkomst wilt terugtrekken.)